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Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 15 octobre 2026

Cette politique explique quels renseignements personnels Nikographie recueille, pourquoi, avec qui ils sont partagés, combien de temps ils sont conservés et quels sont vos droits. Elle s'applique au site nikographie.ca et à nos échanges avec vous. Elle est rédigée en application de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec.

1. Qui sommes-nous

Nikographie, entreprise immatriculée au Registraire des entreprises du Québec (NEQ 2280587041).

Responsable de la protection des renseignements personnels : le propriétaire de Nikographie. Courriel : niko@nikographie.ca · Téléphone : 450 430-0333.

2. Renseignements que nous recueillons

Formulaire de réservation

Votre nom, votre courriel, le service qui vous intéresse et, si vous choisissez de les fournir, un numéro de téléphone, le lieu du projet, une date souhaitée, un budget approximatif et un message. Le formulaire transmet aussi la version de la présente politique que vous avez acceptée et la langue d'affichage. Nous vous demandons de ne pas y inscrire de renseignements sensibles.

Courriels et échanges

Ce que vous choisissez de nous écrire.

Clients

Si vous concluez un contrat : les renseignements nécessaires à ce contrat et à la facturation (par exemple adresse, numéro de téléphone, détails du projet ou de l'événement, historique des paiements).

Images de personnes

Lors des séances et des tournages, nous captons des images et parfois la voix de personnes. Lorsqu'elles permettent d'identifier quelqu'un, ce sont des renseignements personnels. Leur utilisation est encadrée par le contrat et par le consentement des personnes concernées (section 5).

Données techniques

Lorsque vous visitez le site, notre hébergeur, Rapidenet, dont les serveurs sont au Canada, enregistre automatiquement des journaux techniques (adresse IP, type de navigateur, page demandée, date et heure) pour faire fonctionner et sécuriser le site. Nous ne les utilisons pas pour vous identifier ni pour établir votre profil.

Le site charge ses polices de caractères depuis les serveurs de Google (Google Fonts). Votre navigateur transmet donc votre adresse IP à Google, aux États-Unis, au moment du chargement de la page.

Ce que nous ne faisons pas

Nous n'utilisons aucun outil de mesure d'audience, aucun pixel publicitaire ni aucun outil de profilage. Nous ne vendons ni ne louons vos renseignements. Nous ne prenons aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé.

3. Pourquoi nous les utilisons

  • Répondre à votre demande et, si vous le souhaitez, préparer une soumission.
  • Conclure et exécuter un contrat, et communiquer avec vous à son sujet.
  • Facturer et respecter nos obligations légales, notamment fiscales.
  • Assurer la sécurité du site et bloquer les envois automatisés (pourriel).

Nous n'utilisons pas vos renseignements à d'autres fins sans votre consentement, sauf lorsque la loi le permet. Nous ne vous envoyons pas d'infolettre ni de sollicitation commerciale.

4. Votre consentement

En cochant la case du formulaire, vous consentez à l'utilisation de vos renseignements aux fins décrites à la section 3. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en nous écrivant. Le retrait ne remet pas en cause ce qui a été fait auparavant, mais nous pourrions ne plus être en mesure de donner suite à votre demande.

Si vous avez moins de 14 ans, un parent ou tuteur doit remplir le formulaire pour vous.

5. Images de personnes et portfolio

Nous utilisons l'image d'une personne identifiable (photo, vidéo ou voix) à des fins de promotion — site Web, réseaux sociaux, portfolio — seulement avec son autorisation ou, pour une personne de moins de 14 ans, celle de son parent ou tuteur. Si vous vous reconnaissez dans notre portfolio et souhaitez qu'une image soit retirée, écrivez-nous : nous la retirerons de nos plateformes.

6. Qui a accès à vos renseignements

Seul le propriétaire de Nikographie y a accès. Nous faisons appel à des fournisseurs qui les traitent pour notre compte, uniquement pour nous rendre service :

  • hébergement du site et traitement du formulaire : Rapidenet (serveurs au Canada);
  • courriel : Rapidenet (serveurs au Canada);
  • polices de caractères : Google (États-Unis), qui reçoit votre adresse IP;
  • le cas échéant, nos conseillers professionnels (par exemple comptable), tenus à la confidentialité.

Nous pouvons aussi communiquer des renseignements lorsque la loi l'exige ou le permet.

7. Renseignements conservés à l'extérieur du Québec

Certains de nos fournisseurs peuvent conserver des renseignements à l'extérieur du Québec, notamment aux États-Unis. Avant de communiquer des renseignements à l'extérieur du Québec, nous évaluons si ceux-ci bénéficieront d'une protection adéquate, comme l'exige la loi.

8. Durée de conservation

  • Demandes sans suite : supprimées au plus tard 24 mois après notre dernier échange.
  • Dossiers clients : pendant le contrat, puis aussi longtemps que l'exigent nos obligations comptables et fiscales (en général 6 ans après la fin de l'année d'imposition visée).
  • Fichiers de projet et images : selon ce que prévoit le contrat.
  • Journaux techniques : selon la politique de notre hébergeur.

À la fin de ces délais, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire ou anonymisés.

9. Sécurité

Nous prenons des mesures raisonnables, adaptées à la sensibilité des renseignements : accès limité au propriétaire de Nikographie, comptes protégés par un mot de passe robuste et l'authentification à deux facteurs, et transmission chiffrée (HTTPS). Si un incident de confidentialité présente un risque de préjudice sérieux, nous en aviserons les personnes concernées et la Commission d'accès à l'information, et nous le consignerons dans notre registre des incidents.

10. Vos droits

Vous pouvez :

  • savoir quels renseignements nous détenons sur vous, à quoi ils servent et d'où ils proviennent, et en obtenir une copie;
  • faire corriger des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques;
  • retirer votre consentement;
  • demander que nous cessions de diffuser un renseignement vous concernant ou que soit désindexé un hyperlien associé à votre nom, dans les conditions prévues par la loi;
  • obtenir les renseignements informatisés que vous nous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

Écrivez à niko@nikographie.ca. Nous répondons dans un délai de 30 jours. Nous pourrions devoir vérifier votre identité. Ce service est sans frais, sauf des frais raisonnables de transcription, de reproduction ou de transmission, dont nous vous informerions à l'avance.

Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec : www.cai.gouv.qc.ca.

11. Modifications

Si nous modifions cette politique, nous publierons la nouvelle version ici avec sa date de mise à jour. Si le changement est important, nous l'indiquerons sur le site et en aviserons par courriel les personnes dont le dossier est actif.

Last updated: October 15, 2026

This policy explains what personal information Nikographie collects, why, who it is shared with, how long it is kept and what your rights are. It applies to nikographie.ca and to our communications with you. It is written under Québec's Act respecting the protection of personal information in the private sector. The French version is the reference version.

1. Who we are

Nikographie, a business registered with the Registraire des entreprises du Québec (NEQ 2280587041).

Person in charge of the protection of personal information: the owner of Nikographie. Email: niko@nikographie.ca · Phone: 450-430-0333.

2. Information we collect

Booking form

Your name, your email, the service you are interested in and, if you choose to provide them, a phone number, the project location, a preferred date, an approximate budget and a message. The form also sends the version of this policy you accepted and the display language. Please do not include sensitive information.

Emails and conversations

Whatever you choose to write to us.

Clients

If you sign a contract: the information needed for that contract and for billing (for example address, phone number, project or event details, payment history).

Images of people

During shoots, we capture images and sometimes the voices of people. When they can identify someone, they are personal information. How they are used is governed by the contract and by the consent of the people concerned (section 5).

Technical data

When you visit the site, our web host, Rapidenet, whose servers are in Canada, automatically records technical logs (IP address, browser type, page requested, date and time) to run and secure the site. We do not use them to identify or profile you.

The site loads its fonts from Google's servers (Google Fonts). Your browser therefore sends your IP address to Google, in the United States, when the page loads.

What we don't do

We use no audience-measurement tools, no advertising pixels and no profiling tools. We do not sell or rent your information. We make no decisions based exclusively on automated processing.

3. Why we use it

  • To answer your request and, if you wish, prepare a quote.
  • To enter into and perform a contract, and to communicate with you about it.
  • To bill and meet our legal obligations, including tax obligations.
  • To keep the site secure and block automated submissions (spam).

We do not use your information for any other purpose without your consent, except where the law allows it. We do not send newsletters or marketing messages.

4. Your consent

By ticking the box on the form, you consent to the use of your information for the purposes in section 3. You can withdraw your consent at any time by writing to us. Withdrawal does not undo what was done before, but we may no longer be able to follow up on your request.

If you are under 14, a parent or guardian must fill out the form for you.

5. Images of people and our portfolio

We use the image of an identifiable person (photo, video or voice) for promotion — website, social media, portfolio — only with that person's permission or, for someone under 14, their parent's or guardian's. If you recognize yourself in our portfolio and want an image removed, write to us and we will remove it from our platforms.

6. Who can access your information

Only the owner of Nikographie. We use service providers who process it on our behalf, only to provide their service to us:

  • website hosting and form processing: Rapidenet (servers in Canada);
  • email: Rapidenet (servers in Canada);
  • fonts: Google (United States), which receives your IP address;
  • where applicable, our professional advisers (for example our accountant), who are bound by confidentiality.

We may also disclose information where the law requires or permits it.

7. Information stored outside Québec

Some of our providers may store information outside Québec, including in the United States. Before disclosing information outside Québec, we assess whether it will be adequately protected, as the law requires.

8. How long we keep it

  • Requests that don't lead to a contract: deleted no later than 24 months after our last exchange.
  • Client files: for the length of the contract, then as long as our accounting and tax obligations require (generally 6 years after the end of the tax year concerned).
  • Project files and images: as set out in the contract.
  • Technical logs: according to our web host's policy.

After that, the information is securely destroyed or anonymized.

9. Security

We take reasonable measures suited to the sensitivity of the information: access limited to the owner of Nikographie, accounts protected by a strong password and two-factor authentication, and encrypted transmission (HTTPS). If a confidentiality incident presents a risk of serious injury, we will notify the people concerned and the Commission d'accès à l'information, and record it in our incident register.

10. Your rights

You can:

  • find out what information we hold about you, what it is used for and where it came from, and get a copy;
  • have inaccurate, incomplete or ambiguous information corrected;
  • withdraw your consent;
  • ask us to stop disseminating information about you or to de-index a hyperlink attached to your name, under the conditions set by law;
  • receive the computerized information you gave us in a structured, commonly used technological format.

Write to niko@nikographie.ca. We respond within 30 days. We may need to verify your identity. This is free of charge, except for reasonable transcription, reproduction or transmission costs, which we would tell you about in advance.

If you are not satisfied with our response, you can file a complaint with the Commission d'accès à l'information du Québec: www.cai.gouv.qc.ca.

11. Changes

If we change this policy, we will publish the new version here with its update date. If the change is significant, we will say so on the site and notify by email the people whose file is active.